Sprawny obieg dokumentów w firmie jest niezwykle ważny w kontekście księgowości. Jak można wspomagać ten obieg?
W firmach, których na co dzień korzysta się z wielu dokumentów księgowych, kluczowe znaczenie ma odpowiednie zarządzanie. Poprzez dopracowany obieg dokumentów księgowych można bowiem osiągnąć wiele korzyści, między innymi oszczędność czasu, mniejsze ryzyko popełnienia błędów oraz większą efektywność pracy.
Jakie rozwiązania mogą wspomagać obieg dokumentów księgowych w firmie? Do dyspozycji jest kilka dróg:
Ustanów procedury zarządzania dokumentami
W pierwszej kolejności opracuj jasne procedury obsługi, przetwarzania i przechowywania dokumentów księgowych. Udokumentuj krok po kroku procesy tworzenia, zatwierdzania i archiwizowania różnych typów dokumentów finansowych.
W tym celu kluczowe jest efektywne zarządzanie procesami biznesowymi, w skrócie określane jako BPM, ponieważ dzięki niemu można znacznie łatwiej przygotować i nadzorować tego rodzaju procedury.
Stosuj odpowiednie formaty dokumentów
Wybierz odpowiednie formaty dokumentów księgowych, takich jak faktury, zamówienia, paragony i raporty finansowe. Standaryzacja zapewnia spójność, ułatwia przetwarzanie i usprawnia obieg dokumentów.
Wdrażaj elektroniczne systemy zarządzania dokumentami
Aby wspomagać codzienną pracę, korzystaj z systemów elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS) lub oprogramowania księgowego z wbudowanymi funkcjami zarządzania dokumentami.
Systemy te mogą usprawnić tworzenie, przechowywanie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów, zmniejszając zależność od procesów opartych na dokumentach papierowych, które obecnie stosowane są w księgowości coraz rzadziej.
Również dobrym wyborem będą systemy wspomagające business intelligence Warszawa to jedno z tych miast, gdzie można obecnie skorzystać z pełnego wsparcia w ich wdrażaniu.
Wykorzystaj podpisy elektroniczne
Zastosowanie podpisów cyfrowych w celu uwierzytelniania i zatwierdzania dokumentów elektronicznych również jest bardzo dobrym wyborem.
Podpisy elektroniczne stanowią bezpieczny i prawnie uznany sposób podpisywania i zatwierdzania dokumentów finansowych, eliminując potrzebę stosowania podpisów fizycznych i umożliwiając szybszy obieg dokumentów księgowych w firmie.
Zdefiniuj przepływy pracy zatwierdzania dokumentów
Określ zasady przepływów pracy dotyczące dokumentów księgowych, w tym wybierz personel odpowiedzialny za przegląd i zatwierdzanie każdego rodzaju dokumentu.
Korzystaj ze śledzenia dokumentów
Wdrażaj mechanizmy kontrolowania ruchu i statusu dokumentów księgowych w całym procesie obiegu, stosując do tego celu odpowiednie oznaczenia, które zawierają informacje o tworzeniu dokumentów, modyfikacjach, zatwierdzeniach i archiwizacji.
Dzięki temu można zawsze wiedzieć, gdzie obecnie znajduje się konkretny dokument i na jakim etapie obiegu się on znajduje.
Dbaj o zasady bezpieczeństwa dokumentów
Wybierz odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony dokumentów księgowych przed nieautoryzowanym dostępem, wprowadzaniem w nich zmian lub utratą.
W tym celu wykorzystuje się między innymi szyfrowanie, regularne tworzenie kopii zapasowych danych i opracowuje się odpowiednie plany zarządzania procesami.
Zwróć uwagę na zgodność z przepisami
Wdrażając rozwiązania wspomagające obieg dokumentów księgowych, warto także pamiętać o tym, że kluczowe znaczenie ma zgodność z odpowiednimi standardami rachunkowości, wymogami prawnymi i wewnętrznymi zasadami wykorzystywanymi w firmie.
Dzięki powyższym rozwiązaniom obieg dokumentów księgowych może odbywać się znacznie efektywniej!
